Email: istruzioni per l’uso. Webmail o client? IMAP o POP3?

Rispondo ai due commenti di Francesco con un articolo perché aveva le idee piuttosto confuse sulle email e ho pensato che l’articolo avrebbe potuto essere utile anche a altri utenti.

Ecco qui i messaggi di Francesco:

Grazie per l’immediata risposta, ed anche per i link che hai messo; in pratica il mio solo problema è di INVIARE malil dalle caselle di tiscali, cosa che Libero NON mi permette. per la ricezione sono a posto, eheheh. Una cosa non mi è chiara…. se io chiudo la casella di libero credo che io non posso ricevere posta da nessuno giusto?
non posso avere solo le caselle tiscali senza un provider che gestisce il tutto… ho capito bene?
Se così è… intendi che gmail è gestore di posta? e quindi io setto le caselle tiscali col gestore gmail e funzionano sia in scrittura che in ricezione? Intanto proverò a seguire le istruzioni dei gestori multipli eheheheh e ti farò sapere. Per quanto riguarda il cambiare operatore… non sono soddisfatto sel servizio clienti; è vero… sopratutto di quello di libero, che chiuderò sicuramente. comunque facciio sempre in tempo
per adesso farò come dici. a proposito, credo che mio figlio abbia già una casella gmail… cosa devo fare per farlo diventare il mio gestore di posta?
Non arrabbiarti… sono un pò tarello

Scusa… la vecchiaia mi ha fatto scordare una domanda. Perchè in quasi tutte le guide (che mi sembrano copia ed incolla) per la mail di libero di cono di impostare IMAP ? solo in un paio di posto ho trovato la possibilità di scelta tra imap e pop3.
Se considero che tutte le altre mail sono pop3, se io configuro libero con pop 3… sbaglio?
IMAP lo avevo messo all’inizio e non mi funzionava un tubo
ho messo pop3
ed almeno in ricezione vanno
chiaramente intendo le caselle tiscali
quella di libero andava

Scusa 

Innanzitutto, altro che arrabbiarsi, fai bene a chiedere e sono contento di dare una mano quando posso.

Credo che hai le idee un po’ confuse sulle email. Vedo se riesco a chiarirti un po’ la cosa.

Le email: provider e interfacce di gestione

L’indirizzo email, ad esempio tizio@postaelettronica.com, viene fornita da un provider. Questo provider non ha nulla a che fare con il servizio di telefonia che usi per accedere a internet, tant’è che puoi avere una mail @yahoo.com senza usare un servizio telefonica di Yahoo (che non c’è, peraltro).

Questi provider (Gmail, Yahoo, Outlook, ma anche Libero, Fastweb, Tiscali, Telecom, ecc), oltre a fornire il server che gestisce la posta e quindi l’indirizzo stesso, forniscono anche un’interfaccia web (un sito, sostanzialmente), detta anche webmail, che consente di gestire i messaggi: leggere, inviare, cancellare, organizzare in cartelle, filtrare lo spam, tenere i contatti, ecc. Se non ho capito male, queste interfacce a te non servono, perché imposti Outlook Express e gestisci le email da lì (come faccio io, peraltro, ma usando altri software). Più avanti illustrerò le differenze tra le interfacce web e i software per pc.

Tutte queste interfacce consentono di gestire più indirizzi email, permettendoti quindi di usare l’interfaccia di, ad esempio, Gmail per leggere e spedire la tua posta di Tiscali o Libero, ecc. La stessa cosa vale per i software come Outlook Express.

Quindi, ricapitolando: operatore di telefonia, provider di indirizzo email, interfaccia grafica (web o software da installare) sono tutti elementi separati e indipendenti. Puoi usare qualsiasi operatore per accedere a qualsiasi indirizzo email usando qualsiasi interfaccia grafica, mixare tutto come preferisci, cambiare quando vuoi, senza nessun problema.

Nel tuo caso, userai Infostrada (operatore telefonia) per accedere a internet e controllerai la posta di Tiscali e di Libero (provider di posta elettronica) su Outlook Express (interfaccia di gestione delle email). Ma avresti potuto tranquillamente usare Fastweb (operatore telefonia) e controllare la posta di Yahoo e Tiscali (provider di posta elettronica) sull’interfaccia web di Gmail.

Avendo chiarito questi aspetti più generali, vengo ora alle tue domande.

Le risposte ai dubbi di Francesco

1. Il fatto che non riesci a inviare dipende probabilmente da un errore di configurazione di Outlook (quindi non è un problema di Libero, ma una configurazione errata che hai inserito). Io stesso ho un vecchio account Libero e lo uso tranquillamente con il mio client (software per la posta elettronica).

2. Se chiudi il tuo account libero, non potrai più ricevere la posta sul tuo indirizzo libero (qualcosa@libero.it), ma continuerai a ricevere la posta sui tuoi account Tiscali senza problemi, sempre che siano correttamente configurati nel client. Ti sconsiglio di farlo, perché Infostrada userà quell’account per inviarti fatture ed eventuali comunicazioni. Del resto è gratuito e non ti comporta nulla.

3. Puoi tranquillamente avere solo le caselle Tiscali, indipendentemente dall’operatore di telefonia che usi e dall’interfaccia che hai scelto per la gestione (sia essa una webmail, cioè un sito, oppure un client desktop, cioè un programma installato sul computer).

4. Gmail è un’ottima interfaccia web per la gestione delle email (oltre ad essere anche un provider di posta elettronica). A mio giudizio è la migliore in circolazione, anche se ti ripeto che io uso un client desktop come fai tu.

5. Con l’interfaccia di Gmail puoi gestire più account contemporaneamente (inviare, ricevere, cancellare, organizzare in cartelle, ecc) come con quasi tutte le altre interfacce, sia web che desktop.

6. Non usare l’account gmail di tuo figlio, perché se facessi così lui avrebbe accesso alle tue comunicazioni e tu alle sue!

7. Quindi, non avrai bisogno di cancellare il tuo account di Libero, perché non c’entra nulla con i problemi che stai avendo e soprattutto perché, ripeto, Infostrada invierà lì fatture e comunicazioni varie.

Email: meglio un’interfaccia web o un client desktop?

A questo punto, è meglio gestire le email tramite un’interfaccia web (gmail.com, mail.yahoo.com, webmail.libero.it, ecc) oppure tramite un client desktop, cioè un programma di gestione delle email installato sul tuo computer (come Outlook Express, Mail.app, Thunderbird, ecc)?

Vediamo quali sono i punti di forza dell’uno e dell’altro.

Caratteristiche dell’interfaccia web (o webmail)

Punti di forza

• è disponibile ovunque: se sei a casa di amici e non ti ricordi qualcosa che avevi salvato nella tua email, chiedi di usare il loro computer e accedi senza problemi
• puoi usarla anche soltanto quando ne hai bisogno, cioè avere un client desktop a casa e usare la webmail quando sei in ufficio, in biblioteca, o a casa di altri, quindi senza avere il tuo computer (per far questo è necessario usare il protocollo IMAP che spiegherò più avanti)
• offre servizi ulteriori come chat, video messaggi (Gmail) e altro
• filtra gran parte dello spam all’origine (Gmail è la migliore anche in questo)

Punti deboli

• non puoi accedere ai messaggi senza essere connesso
• devi tenere comunque aperto il browser

• spesso contiene della pubblicità: in Gmail non è così intrusiva, ma ad esempio con Libero è una croce, la pubblicità è ovunque e ti arriva anche direttamente nella casella di posta

Caratteristiche del client desktop

Punti di forza

• generalmente è più veloce e comodo (almeno per me)
• consente di leggere i messaggi vecchi anche quando non si è connessi a internet, (per scaricare gli aggiornamenti è comunque necessario connettersi)
• non ti scoccia con la pubblicità
• si integra con il sistema operativo fornendoti notifiche e altre comodità

Punti deboli

• per leggere la posta devi essere a casa o comunque davanti al tuo computer (ma puoi sempre controllare la posta tramite webmail, come suggerivo sopra, o usare un client mobile, cioè installato sul telefonino)

Conclusione: quale è meglio

Dipende in realtà dalle necessità di ognuno. Io personalmente uso Mail.app per i miei account principali (tra cui un account gmail) e Airmail per un paio di cose che voglio tenere separate. Ma ho anche un account che controllo su Outlook.com.

Per chi usa gli smartphone ormai è automatico usare un client mobile per la gestione della posta.

Differenza tra protocollo IMAP e POP3

Venendo alla tua domanda sui protocolli da usare per le impostazioni delle email, la risposta immediata è senz’altro: vai per l’IMAP.

Cerco di spiegarti le differenze in parole semplici.

Ciò che i provider di posta elettronica fanno è mettere a disposizione degli utenti un server, cioè un computer connesso alla rete, su cui vengono transitano i messaggi, sia in uscita che in entrata.

Le interfacce di gestione delle email (sia webmail che client desktop o mobile) vanno a leggere i messaggi sul server e li trasferiscono al tuo computer per consentirti di leggerli. Nel caso delle webmail i messaggi vengono trasferiti in modo temporaneo, cioè se non hai una connessione a internet i messaggi non sono disponibili. I client invece li scaricano e li tengono sul tuo computer salvati in forma di file, quindi anche se non sei connesso puoi sempre andare a leggerli.

Ora, con il protocollo POP3 il client va sul server prende tutti i messaggi, li scarica e poi o li cancella o li lascia lì, disinteressandosi della loro sorte. Questo vuol dire che se tu cancelli una mail sul tuo client con POP3, questa operazione non comporta nulla alcuna comunicazione con il server: il client cancella la mail dal tuo computer e basta. Se la mail era ancora presente sul server, ci resterà.

Con il protocollo IMAP, invece, la situazione della tua casella di posta sul tuo computer rispecchierà sempre quella sul server. Se cancelli una email sul tuo computer o la segni come letta, il client andrà dal server e gli dirà di cancellarla o segnarla come letta anche lì. Idem ancora, se usando la webmail segni come letto un messaggio o lo cancelli, queste modifiche verranno applicate anche al client desktop non appena lo accendi.

Quali sono i vantaggi del protocollo IMAP rispetto al POP3?

• puoi usare un client desktop insieme a una webmail in base alle necessità e trovarti i tuoi messaggi nello stesso stato in cui li avevi lasciati (letti, non letti, cancellati, segnati come importanti, organizzati nella data cartella, ecc)
• puoi usare client su diversi dispositivi, ad esempio il computer fisso di casa, il portatile, lo smartphone, il tablet, oppure se compri un computer nuovo e installi di nuovo il client, e avere su tutti i dispositivi gli stessi messaggi perfettamente sincronizzati

• ma soprattutto, se il tuo computer muore per qualche ragione, i tuoi messaggi saranno ancora tutti al sicuro sul server e potrai riscaricare tutto senza problemi

Quale vantaggio ha il POP3? Non me ne viene in mente alcuno se non forse il fatto che dovendo comunicare meno di frequente con il server, mandi meno dati online e quindi usi meno banda.

La popolarità del POP3 in Italia è dovuta principalmente al fatto che non si conoscono le differenze tra i due protocolli e che le guide che si trovano online sono per lo più datate e scritte in un periodo in cui internet era così lento (o lo si pagava a consumo) che si cercava di minimizzare le comunicazioni con il server. È chiaramente un retaggio del passato e destinato a diminuire in popolarità. Non mi stupirei se i client cominciassero a rimuovere del tutto il protocollo nel giro di qualche anno.

Conclusioni

Per chiudere, ti ringrazio di nuovo per le domande che mi hanno dato lo spunto per questo articolo. Mi scuso per la prolissità, ma ho cercato di essere il più chiaro possibile, anche a costo di ripetere alcuni concetti.

Se hai ancora qualche dubbio o qualche passaggio non ti è chiaro, chiedi pure nei commenti qui sotto.

Spero di esserti stato d’aiuto.

A presto!

Aggiornamento:

Viene fuori che per la fretta di rispondere a Francesco non ho fatto ricerche abbastanza approfondite e ho preso un granchio.

Avevo dato per scontato che internet fosse aperto e accessibile, ma mi ero dimenticato di essere in Italia. Pare infatti che il problema sia proprio legato a una scissione tra Libero e Infostrada che stanno inscenando una sorta di ripicca come quando da bambini dicevamo: «allora non ti parlo più». Appunto, siamo in Italia.

Sostanzialmente, alcuni provider di posta non consentono di usare i propri server di posta in uscita con alcuni operatori di telefonia. La rete è infatti piena zeppa di utenti infuriati che non riescono a configurare il proprio client di posta per i capricci di alcuni manager da medioevo.

La soluzione? Cambiare paese. Se non si può, almeno cambiare provider di posta elettronica. Passare a Gmail, Yahoo, o qualunque altro provider, purché si giri al largo da certi provincialotti italiani disposti a tutto pur di rendere la vita difficile ai propri utenti.

Mi scuso con Francesco e con gli altri utenti per la risposta affrettata e imprecisa. Resto comunque a disposizione per ulteriori domande e richieste di chiarimenti.